Wedding day. Cosa fare 12 mesi del grande giorno

 

Una volta stabilita la data, per facilitare l'organizzazione completa delle tue nozze è bene partire in largo anticipo. La fase iniziale, infatti, inizia almeno dodici mesi prima è dedicata alle fondamenta dell'evento: la scelta dello stile, la definizione del budget e il scelta dei fornitori principali. 

• Definire il budget: stabilisci una cifra massima per capire quali fornitori e location rientrano nelle tue possibilità.
• Scegliere la data e il tipo di rito: decidi se la cerimonia sarà religiosa, civile o simbolica e fissa la data ufficiale.
• Prenotare la location: è il passo più urgente, poiché le date migliori vengono prenotate con largo anticipo.
• Stilare una lista degli ospiti provvisoria: serve per capire la capienza necessaria della location.
• Scegliere lo stile o il tema: definisci il "mood" che guiderà tutte le scelte successive, dai fiori alle partecipazioni, all'allestimento, etc.
• Scelta dei servizi: fotografo, musicisti, make up artist, acconciatore, fiorista, wedding planner, l'auto ed eventuali figure per catering, possono seguire solo un evento al giorno; se hai una preferenza specifica, prenotali subito

Definire il budget è l'azione più concreta che puoi fare per evitare brutte sorprese. Non si tratta solo di decidere quanto spendere in totale, ma di come distribuire le risorse, consiglio, quindi, di seguire una ripartizione media delle spese per aiutarti a visualizzare i costi:

• Ricevimento Location e Catering: 45-50% del budget. È la voce più pesante e include affitto, cibo, bevande e torta.
• Abiti e Accessori: 10-15%. Considera anche scarpe, velo, gioielli e trucco/acconciatura.
• Foto e Video: 10%. Per un servizio professionale completo.
• Fiori e Allestimenti: 8-10%. Include chiesa/comune, centrotavola e bouquet.
• Musica e Intrattenimento: 5-7%. Ricorda di calcolare anche la tassa SIAE.
• Cancelleria e Bomboniere: 3-5%. Partecipazioni, menù, segnaposti e regali per gli ospiti.
• Varie ed Eventualità: 5%. Un "fondo di emergenza" per spese impreviste (es. ombrelli per pioggia, trasporti extra). 
• Un consiglio pratico: tieni un diario e su un foglio annota in una colonna la spesa stimata e un'altra la spesa richiesta dal fornitore, questo ti permetterà di comparare le varie offerte e scegliere quella più appropriata al tuo budget.

Scegliere la data e il tipo di rito è la decisione che trasforma un desiderio in un progetto reale. La scelta del rito non influenza solo l'atmosfera, ma determina anche la burocrazia e la scelta della location.

Il tipo di rito da scegliere:

• Rito Religioso: richiede il corso prematrimoniale e documenti specifici. La data va concordata con il parroco. Spesso si sceglie una chiesa vicina alla location del ricevimento per agevolare gli spostamenti.
• Rito Civile: si svolge in Comune o in edifici autorizzati (alcune ville o castelli). Ha valore legale immediato. Verifica con l'ufficio di stato civile la disponibilità della data, specialmente se desideri un sabato o una domenica.
• Rito Simbolico: espressione della massima libertà, in quanto puoi celebrarlo ovunque e personalizzare ogni rito e ogni parola. Nota bene: non ha valore legale, quindi non si è tutelati legalmente, almeno che, qualche giorno prima o la mattina stessa sia stato fatto un accordo in Comune
• Un consiglio pratico: se hai un budget flessibile, i mesi estivi e i weekend sono i più ambiti (e costosi). Se cerchi di risparmiare o desideri più scelta tra i fornitori, valuta i giorni infrasettimanali o i mesi di bassa stagione (ottobre-aprile).

Prenotare la location è il pezzo più importante del puzzle: una volta bloccata quella, avrai ufficialmente la data e lo stile dell'evento. A 12 mesi di distanza, la competizione per i sabati estivi o le date "particolari" è altissima.

• Sopralluogo mirato: non visitarne troppe o andrai in confusione. Scegline 3 o 4 che rispecchiano il tuo budget e il numero di invitati.
• Il "Piano B" è fondamentale. Assicurati che la struttura abbia spazi interni belli e capienti quanto quelli esterni in caso di pioggia.
• Esclusività: chiedi sempre se sarai l'unico matrimonio della giornata o se ci saranno altri eventi.
• Costi nascosti: verifica se nel prezzo sono inclusi l'IVA, l'open bar, la stampa dei menù, il parcheggio e l'eventuale pernottamento per voi sposi.
• Limiti di orario: molte ville hanno restrizioni sulla musica dopo la mezzanotte per via dei vicini. Chiariscilo subito se sogni una festa fino all'alba.
• Un consiglio pratico:  se trovi la location dei tuoi sogni ma è fuori budget, prova a chiedere il costo per un venerdì o una domenica; spesso lo sconto è notevole

La lista degli ospiti è il vero ago della bilancia del matrimonio: determina il costo del catering, la scelta della sala e persino il numero di bomboniere. A 12 mesi dal sì, non serve la perfezione, ma un numero realistico.

• Partite dai fondamentali, famiglia stretta e amici intimi, poi allargate ai parenti meno frequenti e infine ai colleghi o conoscenti.
• Decidete subito se estendere l'invito ai partner dei single e se includere i bambini. Questo sposta il numero finale anche del 20%.
• Calcola che, mediamente, il 10-15% degli invitati non potrà partecipare. Se la tua lista è di 100 persone, aspettatene circa 85-90.
• Un consiglio pratico: prima di firmare il contratto della location, assicurati che la sala possa ospitare comodamente il tuo numero massimo, evitando l'effetto "sardina" o, al contrario, una sala troppo vuota e dispersiva.

Lo stile è il filo conduttore che renderà tutto armonioso, trasformando una serie di scelte separate in un evento coerente, definire il "mood" a dodici mesi dal sì ti aiuta a non perdere tempo e soldi in decorazioni che non c'entrano nulla tra loro.

Ecco gli stili più amati ed aiutarti ad orientarti:

• Minimal & Chic: linee pulite, tanto bianco, verde eucalyptus e un’eleganza senza tempo. Perfetto per chi ama il minimalismo senza rinunciare alla sostanza
• Boho-Chic: atmosfera rilassata, materiali naturali legno, lino, fiori di campo e magari un ricevimento all'aperto o in una serra.
• Classico/Romantico: ville storiche, candele ovunque, rose e toni pastello. È lo stile intramontabile che non passa mai di moda.
• Industrial/Urban: location come ex fabbriche o loft, luci a catenaria, metallo e mattoni a vista. Molto moderno e grintoso.
• Country/Rustico: agriturismi, balle di fieno, botti di vino e un'accoglienza calorosa e informale.
• Un consiglio pratico: salva immagini che ti colpiscono, dopo una settimana, torna a guardare le immagini insieme e vedrai che scegliere il tuo stile emergerà naturalmente.

La scelta dei fornitori è la fase della corsa ai talenti. A differenza della location, che può ospitare anche più eventi in spazi diversi, un fotografo o un truccatore non possono sdoppiarsi, quindi vanno contattati per tempo e prenotati. Ecco come muoverti per non perdere i migliori:

• Fotografo e Videografo: guarda i loro portfolio completi, non solo le foto migliori sui social. Cerca qualcuno il cui stile (reportage, posato, editoriale) ti faccia emozionare.
• Musica: definisci i momenti (cerimonia, aperitivo, festa). Assicurati che abbiano l'attrezzatura adatta e chiedi se gestiscono loro le pratiche SIAE.
• Flower Designer: non chiedere solo un preventivo sui fiori, ma un progetto di allestimento. Il fiorista giusto trasforma la sala in base al tuo budget.
• Make-up & Hair: prenota subito la prova. Il trucco sposa deve durare 12 ore e resistere alle lacrime; la professionalità qui è tutto.
• Wedding Planner: se decidi di averne una, questo è il primo contratto da firmare. Ti farà risparmiare tempo e spesso ti farà ottenere sconti con gli altri fornitori.
• Catering: se la location non ha la cucina interna, il catering è prioritario. Chiedi sempre una degustazione prima di confermare.
• Un consiglio pratico: prima di firmare, verifica sempre le clausole di cancellazione o spostamento data. In un anno possono succedere molti imprevisti ed è meglio essere tutelati.

Organizzare il matrimonio con dodici mesi di anticipo non è una questione di pignoleria, ma una strategia precisa per trasformare i preparativi in un piacere anziché in un lavoro stressante, per tale motivo un anno è il tempo perfetto. Perfetto perché ti da libertà di scelta tra i fornitori, puoi gestire con criterio il tuo budget tra acconti e saldi, puoi confrontare più preventivi senza l'ansia di dover decidere a caso, hai il tempo di richiedere ed aspettare i documenti necessari ed è perfetto perché spalmando i compiti mese per mese mese, eviti il sovraccarico finale e ti godi il lusso della calma.